Entwurf zur Freigabe. Die Angaben und Bedingungen werden vor der Veröffentlichung geprüft.
1. Verantwortlicher und Hosting
Cyberhosting e.U., Inhaber Patrick Binder, Gregorygasse 10/7, 1230 Wien, Österreich, office@cybervisa.at, betreibt Cybervisa und das Hosting der Website. Für Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten verwenden Sie bitte diese E-Mail-Adresse.
2. Website, Serverprotokolle und Missbrauchsschutz
Für die Auslieferung der Seite verarbeitet der Server Ihre IP-Adresse und technische Anfragedaten. Das vorgesehene Zugriffsprotokoll erfasst IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, HTTP-Methode, angeforderten Pfad, Statuscode, übertragene Datenmenge und gegebenenfalls Browserkennung. Formulareingaben, Dokumentinhalte, Passwörter, Cookies und URL-Abfrageparameter mit Anmelde- oder Download-Links werden darin nicht protokolliert. Die Protokolle dienen dem sicheren Betrieb, der Fehleranalyse und der Untersuchung von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die vorgesehenen Löschfristen stehen unten.
Nach einer angenommenen Kontaktanfrage verwendet das Formular für 90 Sekunden einen aus der IP-Adresse und einem serverseitigen Geheimnis abgeleiteten Prüfwert, um wiederholte Einsendungen zu begrenzen. Der Prüfwert verfällt danach. Abgelaufene Einträge werden bei der technischen Bereinigung entfernt. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an der Abwehr von Formularmissbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
3. Kontaktformular, E-Mail, Telefon und Messenger
Bei einer Anfrage verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, das Wohnsitz- und Reisepassland, gegebenenfalls den aktuellen Aufenthaltsstaat, die gewünschte Visumvariante, Rückrufnummer, Reisedaten und den Inhalt der Nachricht. Das Formular übergibt die Anfrage an unser Kundenpostfach. Es legt keine Kopie des Nachrichtentexts in der Website-Datenbank ab. Wir verwenden diese Daten für die Antwort, zur Prüfung Ihres Anliegens und für ein mögliches Angebot. Bei Telefonaten verarbeiten wir die mitgeteilten Angaben und erforderliche Gesprächsnotizen.
Beim Öffnen eines WhatsApp- oder LINE-Links wechseln Sie zum jeweiligen Dienst. Wenn Sie uns dort kontaktieren, verarbeiten wir je nach Dienst Anzeigenamen, Telefonnummer oder Kennung, Nachricht und Zeitpunkt. Der Anbieter verarbeitet die Daten des Dienstes nach seinen eigenen Datenschutzinformationen. Senden Sie Passkopien und Finanznachweise über den vereinbarten Dokumentenweg. Rechtsgrundlage für vertragsbezogene Anfragen sind vorvertragliche Maßnahmen auf Ihren Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für sonstige Anfragen unser Interesse an der Bearbeitung (lit. f).
4. Konto, Anmeldung und Cookies
Bei der Registrierung speichern wir Benutzername, E-Mail-Adresse und den Registrierungszeitpunkt. Passwörter werden als Hashwerte gespeichert. Für Anmeldung und Passwortänderung werden Sicherheitsmerkmale wie Sitzungstoken und befristete Rücksetzschlüssel verwendet. Die Sitzungsdaten können Anmeldezeit, Ablauf, IP-Adresse und Browserkennung enthalten. Wir verwenden Kontodaten zur Bereitstellung des Kundenbereichs und zur Zuordnung der Unterlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Authentifizierung und Missbrauchsschutz beruhen außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Anmeldung nutzt technisch erforderliche Cookies für den Cookie-Test und die Sitzung, etwa wordpress_test_cookie und wordpress_logged_in_…. Die Sitzungsdauer richtet sich nach der Anmeldung und der Auswahl „Angemeldet bleiben“. Beim Abmelden wird die Sitzung beendet. Die ausgelieferte Website setzt keine Werbe- oder Analysewerkzeuge ein. Für technisch erforderliche Cookies gilt § 165 Abs. 3 TKG 2021.
5. Visa-Unterlagen und Weitergabe
Für den Auftrag verarbeiten wir die erforderlichen Identitäts-, Kontakt- und Reisedaten sowie die von Ihnen übermittelten Dokumente. Dazu können Reisepassdaten, Passfoto, Reise- und Unterkunftsnachweise, Wohnsitznachweise und verlangte Finanznachweise gehören. Der Kundenbereich speichert Dateien außerhalb des öffentlichen Webbereichs. Er speichert außerdem die Zuordnung zum Konto, Übermittlungszeitpunkt und Dateinamen. Zugriff haben das zugehörige Kundenkonto und berechtigte Personen für die Bearbeitung. Bei einem Upload erhält unser Team eine Benachrichtigung mit einem internen Link. Die Dateien werden dabei nicht an die Benachrichtigung angehängt. Bei der Übermittlung per E-Mail befinden sich die Anhänge in den beteiligten Postfächern.
Wir verwenden diese Daten zur vereinbarten Antragshilfe und Abwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wenn Sie Angaben zu Mitreisenden bereitstellen, erhalten wir diese von Ihnen zur Bearbeitung des gemeinsamen Anliegens. Die für den Antrag erforderlichen Daten werden entsprechend der vereinbarten Einreichung der zuständigen thailändischen Botschaft beziehungsweise über das offizielle Thai-e‑Visa-System zugänglich gemacht. Für eine Übermittlung nach Thailand gelten zusätzlich Art. 44 ff. DSGVO. Die thailändischen Behörden entscheiden eigenständig über den Antrag und verarbeiten die dort eingereichten Unterlagen in eigener Verantwortung.
6. Buchung, Überweisung und Belege
Wir verarbeiten Auftrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten, beispielsweise Betrag, Währung, Zahlungsreferenz und den auf dem Kontoauszug ersichtlichen Zahlungspflichtigen. Bei Banküberweisung erhalten die beteiligten Banken die für die Zahlung erforderlichen Daten. Cybervisa nimmt auf der Website keine Kartendaten entgegen. Wir ordnen die Vorkasse zu und dokumentieren die Weiterleitung der Amtsgebühr. Rechtsgrundlagen sind Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie gesetzliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten (lit. c).
7. Speicher- und Löschfristen
Für den Start ist folgender Löschplan vorgesehen. Er wird vor der Freigabe mit den tatsächlichen Einstellungen für Server, Postfächer, Dokumente und Sicherungen abgeglichen.
- Serverprotokolle: 14 Tage. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können erforderliche Auszüge bis zur Klärung gesichert werden.
- Anfragen ohne Auftrag: bis sechs Monate nach dem letzten fallbezogenen Kontakt.
- Passkopien und andere Visa-Unterlagen: bis 30 Tage nach Abschluss oder Beendigung des Auftrags. Das gilt für die Arbeitskopien im Kundenbereich und in den von uns geführten Postfächern.
- Kundenkonto: bis zur Löschung auf Wunsch oder nach zwölf Monaten Inaktivität, sofern kein Auftrag offen ist und keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht.
- Rotierende Sicherungen: bis 30 Tage. Nach einer Wiederherstellung werden bereits vorgesehene Löschungen erneut angewandt.
- Steuerlich relevante Rechnungen und Belege: grundsätzlich sieben Jahre ab dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres nach § 132 BAO. Bei anhängigen Verfahren kann die Aufbewahrung länger erforderlich sein. Für die Geltendmachung oder Abwehr eines konkreten Anspruchs speichern wir erforderliche Daten bis zur Klärung.
8. Empfänger, Anbieter und Speicherorte
Je nach Nutzung erhalten berechtigte Mitarbeitende, technische Dienstleister für Betrieb und E-Mail, gewählte Messengeranbieter, beteiligte Banken und die zuständige thailändische Botschaft die jeweils erforderlichen Daten. Falls ein Dienstleister weisungsgebunden für uns verarbeitet, gelten die Anforderungen an die Auftragsverarbeitung. Eine automatisierte Entscheidung über Ihre Buchung oder Ihr Visum trifft Cybervisa nicht.
Vor Freigabe zu ergänzen: tatsächliche Standorte und Anbieter für Server, E-Mail und Backups, eingesetzte Messenger sowie die Grundlage der Übermittlung nach Thailand.
9. Pflichtangaben und Ihre Rechte
Die im Formular als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben benötigen wir für die Bearbeitung. Ohne notwendige Antragsdaten können wir den Auftrag nicht ausführen. Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen.
Wenden Sie sich an office@cybervisa.at. Sie können sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde oder einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren.